Assistant courriel Helios

Un agent courriel auto-apprenant pour Helios Immobilier, opéré dans Rooftop, conçu pour libérer Mathieu des tâches répétitives sans jamais retirer son jugement humain de la boucle.

01Sommaire exécutif

Helios Immobilier opère plus de 40 syndicats de copropriété au Québec avec une seule personne au volant : Mathieu. Le volume de courriels répétitifs (avis, demandes de documents, questions de règlement, infractions, ventes d'unités, sollicitations de fournisseurs) consomme un temps disproportionné par rapport à leur valeur. OneNine livre un agent courriel auto-apprenant qui lit les messages entrants, génère un brouillon de réponse pertinent dans Rooftop, et apprend des corrections de Mathieu pour s'améliorer continuellement.

02Contexte client

• Client — Helios Immobilier
• Utilisateur principal — Mathieu Sachel, propriétaire et unique gestionnaire
• Échelle — 40+ syndicats de copropriété, 1000+ copropriétaires à travers le Québec
• Surface courriel — Rooftop (interface unifiée par navigateur, par-dessus Outlook ; agrège les 42 boîtes courriel des syndicats ; aucune API publique disponible — confirmé)
• Stockage documentaire — Dropbox avec gabarit uniforme par syndicat ; deux syndicats sur Google Drive
• Documents fournis par Mathieu — la cartographie des catégories de courriels, le gabarit Dropbox par syndicat, la grille de rappels saisonniers, et un échantillon de déclarations de copropriété. Ces documents servent de base aux compétences de la section 6.

03Décision d'architecture

L'estimation initiale supposait un moteur basé sur OpenClaw. Cette hypothèse a été reconsidérée à la suite de la rencontre du 21 mai et après évaluation technique. Le moteur choisi est Hermes Agent (Nous Research, licence MIT), installé sur un VPS Hostinger.

Pourquoi Hermes plutôt qu'OpenClaw

Hermes fournit nativement plusieurs primitives qu'il aurait fallu construire à la main sur OpenClaw, ce qui le rend à la fois plus stable et plus complet pour notre cas :

• Mémoire persistante intégrée — base de l'apprentissage continu
• Auto-génération de compétences à partir des corrections de Mathieu — la boucle fermée d'amélioration sans configuration manuelle
• Canal Telegram natif — notifications urgentes, résumés à la demande, diffusions conversationnelles
• Planificateur en langage naturel — automatisations récurrentes (rappels saisonniers, états financiers mensuels) sans ordonnanceur séparé
• Cloisonnement par sous-agent — isolation des données entre syndicats, exigence non négociable
• Contrôle navigateur intégré — élimine le besoin d'un service Playwright distinct pour Rooftop
• Multi-modèles — routage configurable entre Claude Sonnet, Opus, et modèles locaux

Pile technique

04Ce que OneNine livre

Les primitives de Hermes sont configurées, pas réécrites. Notre travail est concentré sur les couches spécifiques à Helios :

• Adaptateur Rooftop — sélecteurs, création de brouillons, navigation des 42 boîtes ; Rooftop n'a aucune API publique, le flux par navigateur est confirmé comme seule voie
• Cartographie Dropbox par syndicat — schéma documentaire formalisé à partir du gabarit uniforme de Mathieu, indexation des catégories (déclaration, annexes, assurance, états financiers, procès-verbaux)
• Stockage hybride des règles — hiérarchie à trois niveaux (entreprise → syndicat → copropriétaire) en Markdown et base de données, plus un index FAQ par syndicat
• Compétences par catégorie de courriel — voir section 6
• Couche de sécurité — garde-fous contre l'injection de prompt, surveillance continue de la session Rooftop
• Hébergement et exploitation continue — infrastructure de l'agent, observabilité, mises à jour Hermes

05Logique métier

L'agent travaille selon deux modes complémentaires, selon la nature du courriel à produire.

Mode A — Réactif (courriel entrant)

Un courriel entrant déclenche un brouillon. L'agent applique la cascade de résolution à trois niveaux ci-dessous. Concerne notamment les demandes de travaux, les dossiers de vente d'unité et le filtrage des sollicitations de fournisseurs.

1. Règlement. L'agent consulte d'abord la déclaration de copropriété et les règlements internes du syndicat concerné. Si la réponse est dans le texte, le brouillon cite l'article exact.
2. Historique courriel. Si le règlement ne tranche pas, l'agent cherche dans l'historique du syndicat pour voir si une question similaire a déjà reçu une réponse de Mathieu. La cohérence est préservée.
3. Escalade humaine. Si aucun précédent n'existe, l'agent escalade à Mathieu par Telegram. La réponse de Mathieu est indexée comme entrée FAQ au niveau du syndicat — la prochaine fois, l'étape 2 trouvera la réponse.

Mode B — Proactif (déclenché par Mathieu via Telegram)

Pour les courriels sortants planifiés ou ponctuels — rappels saisonniers, avis de courtoisie, convocations d'assemblée, mises en demeure, avis de service, demandes de soumission — Mathieu écrit simplement à l'agent par Telegram pour demander la rédaction. Exemple : « Envoie l'avis de déneigement des balcons au syndicat X ».

L'agent utilise alors le gabarit de la compétence concernée (structure de courriel, articles à citer, documents à joindre depuis Dropbox) et produit un brouillon prêt à réviser dans Rooftop. Il n'y a pas de cascade dans ce mode : le contexte vient de la demande Telegram, du gabarit de la compétence, et de la mémoire du syndicat.

06Compétences incluses

Chaque compétence est entraînée à partir de la documentation fournie par Mathieu (cartographie des courriels, gabarit Dropbox, grille saisonnière, échantillons de déclarations) et raffinée par ses corrections en cours d'utilisation. Le badge sur chaque carte indique le mode de déclenchement défini en section 5.

Hors périmètre

Les éléments suivants sont explicitement exclus du présent engagement et seront évalués pour un engagement subséquent si pertinent :

• Sinistres et assurances
• Approbation de factures et validation de la qualité des travaux
• Mise à jour du carnet d'entretien
• Renouvellement de contrats de fournisseurs
• Assemblage PDF des états financiers mensuels (en attente — la diffusion du PDF assemblé reste dans le périmètre)
• Demandes documentaires sporadiques hors ventes d'unités

07Contraintes et décisions clés

• Rooftop est la seule surface courriel. Pas d'OAuth Outlook ni Gmail — les brouillons créés dans Outlook n'apparaissent pas dans Rooftop et seraient inutiles.
• Brouillon uniquement. L'agent n'envoie jamais. Mathieu révise chaque message avant qu'il ne quitte la boîte.
• Pas d'accusé de réception automatique. Le brouillon de réponse est l'accusé de réception.
• Cloisonnement par syndicat non négociable. Les sous-agents Hermes appliquent l'isolation des données.
• Apprentissage par correction. Toute modification de Mathieu déclenche une vérification Telegram : « est-ce une nouvelle règle ? » Si oui, indexation dans la mémoire persistante.

08Stratégie modèles

Bénéfices de cette répartition :

• Coût opérationnel maîtrisé — Qwen tourne localement sur le VPS, sans appel API payant pour le volume quotidien
• Résilience — si l'API Anthropic est temporairement indisponible, la rédaction continue grâce à Qwen
• Qualité préservée — Opus reste disponible automatiquement quand le contexte est complexe (mise en demeure, conformité, escalade)

09Jalons

10Responsabilités du client

Pour que le projet démarre, Mathieu doit livrer les éléments suivants. OneNine fournit l'assistance et la documentation pour chaque étape.

1. Créer l'adresse agent@heliosimmobilier.ca dédiée à l'agent
2. Ajouter cette adresse comme utilisateur Rooftop (en remplacement du siège actuel pour éviter de doubler le siège) — voir section 11
3. Partager les dossiers Dropbox des syndicats pilotes avec l'adresse agent en lecture seule — voir section 12
4. Partager les dossiers Google Drive des deux syndicats concernés avec l'adresse agent en lecture seule — voir section 13
5. Créer et configurer le compte Hostinger qui héberge l'agent — voir section 14
6. Configurer le compte Anthropic pour la facturation en production — voir section 15

11Guide — Donner accès à Rooftop

1. Se connecter à Rooftop avec votre compte propriétaire (celui qui peut ajouter des utilisateurs).
2. Aller dans les paramètres d'équipe — menu utilisateur (en haut à droite) → Settings → Team ou Users.
3. Inviter un nouvel utilisateur en cliquant sur Add user ou Invite.
4. Adresse à inviter — agent@heliosimmobilier.ca.
5. Niveau d'accès — donner à cet utilisateur l'accès à toutes les boîtes courriel des 42 syndicats, exactement comme votre propre compte. L'agent doit voir ce que vous voyez pour rédiger les brouillons aux bons endroits.
6. Important sur le siège — Rooftop facture par utilisateur. Pour éviter de payer un siège supplémentaire, vous pouvez transférer votre siège actuel sur cette adresse agent et vous reconnecter avec une nouvelle adresse personnelle. OneNine peut vous accompagner sur cette bascule si nécessaire.
7. Transmettre le mot de passe à Josh par canal sécurisé (jamais par courriel ou Slack en clair). Un message chiffré ponctuel ou un échange en personne lors de la rencontre M1 fonctionne.

12Guide — Donner accès à Dropbox

1. Se connecter à Dropbox avec le compte propriétaire des dossiers de syndicats.
2. Localiser le dossier racine qui contient les sous-dossiers de chaque syndicat (le dossier sur lequel votre gabarit uniforme s'applique).
3. Survoler le dossier racine et cliquer sur Share (ou faire un clic droit → Share).
4. Ajouter l'adresse agent@heliosimmobilier.ca dans le champ destinataire.
5. Choisir le niveau de permission — sélectionner Can view (lecture seule). L'agent doit lire les documents, jamais les modifier.
6. Décocher l'option « notify people » pour éviter un courriel inutile, puis cliquer Share.
7. Vérification — l'adresse agent devrait maintenant apparaître dans la liste des accès. Hermes confirmera la connexion lors de l'étape M1.

13Guide — Donner accès à Google Drive

À appliquer pour les deux syndicats qui utilisent Google Drive plutôt que Dropbox.

1. Se connecter à Google Drive avec le compte propriétaire des dossiers concernés.
2. Localiser le dossier du syndicat dans le panneau de gauche.
3. Clic droit sur le dossier → Partager → Partager.
4. Ajouter l'adresse agent@heliosimmobilier.ca dans le champ Ajouter des personnes et des groupes.
5. Sélectionner le rôle Lecteur (lecture seule). Ne jamais accorder Éditeur.
6. Décocher « Notifier les utilisateurs » si vous ne souhaitez pas envoyer de courriel d'invitation.
7. Cliquer sur Partager. Répéter pour le second syndicat sur Google Drive.

14Guide — Configurer le compte Hostinger

1. Aller sur la page VPS de Hostinger — hostinger.com/ca/vps-hosting.
2. Créer le compte Hostinger au nom d'Helios Immobilier, avec une adresse administrative (ex. admin@heliosimmobilier.ca), pas l'adresse agent.
3. Souscrire au plan KVM 2 pour commencer (2 vCPU, 8 Go RAM, 100 Go NVMe). Ce plan est suffisant pour démarrer avec le syndicat pilote ; nous pourrons monter en gamme si le volume l'exige plus tard. Laisser la région par défaut (United States) — Hostinger n'offre pas de région canadienne pour les VPS.
4. Choisir la durée d'engagement — prendre 12 mois ou 24 mois. Le tarif mensuel est nettement plus avantageux qu'à l'engagement court, et le projet va vivre bien au-delà de cette période.
5. Décocher toutes les options activées par défaut lors de la commande — notamment Ready to use AI, options de sauvegarde gérée, modules complémentaires divers. Ces options ajoutent au coût sans servir notre architecture : Hermes Agent est installé et configuré par OneNine directement sur le VPS vierge.
6. Choisir l'OS — Ubuntu 22.04 LTS (image propre, sans panneau propriétaire).
7. Définir un mot de passe administrateur robuste et le conserver dans votre gestionnaire de mots de passe habituel.
8. Activer l'authentification à deux facteurs sur le compte Hostinger (Account → Security → 2FA).
9. Transmettre les accès à Josh par canal sécurisé. OneNine prend ensuite le relais pour le durcissement OS, l'installation Docker et le déploiement Hermes.
10. Facturation continue — le renouvellement du VPS reste sur le compte client.

15Guide — Facturation des appels Anthropic API

Étapes de configuration côté client

1. Créer le compte Anthropic Console sur console.anthropic.com avec une adresse administrative Helios (ex. admin@heliosimmobilier.ca). Activer le 2FA immédiatement.
2. Créer une organisation nommée Helios Immobilier. C'est le périmètre de facturation.
3. Ajouter un moyen de paiement — carte corporative Helios ou virement, selon votre volume.
4. Verser un crédit initial de 100 $ US pour démarrer la consommation. Dans Billing → Credits, ajouter 100 $ ; ce montant servira de réserve pour les premiers brouillons en production. Définir aussi un plafond mensuel et un seuil d'alerte dans Billing → Limits pour éviter toute surprise.
5. Créer une clé API dédiée nommée helios-hermes-production dans Settings → API Keys. Ne jamais partager cette clé par courriel ou messagerie en clair.
6. Transmettre la clé à Josh par canal sécurisé. OneNine la branche sur Hermes via la couche secrets du VPS.
7. Surveillance des coûts — Anthropic Console expose un tableau d'usage par jour et par modèle. Mathieu reçoit un rapport mensuel de OneNine résumant la consommation et identifiant les pics éventuels.

Optimisation des coûts

• Qwen local pour la rédaction quotidienne — la majorité du volume ne passe pas par l'API payante
• Cache de prompt Anthropic activé pour le contexte syndicat — réduction jusqu'à 90 % sur les appels répétitifs
• Routage automatique Sonnet / Opus selon la complexité — Opus réservé aux tâches critiques

16Sécurité et traitement des données

• Stockage des clés et identifiants — dans un fichier de configuration chiffré sur le VPS, avec permissions restreintes (lecture par le processus Hermes uniquement). Aucun secret dans le code applicatif ou les fichiers de log.
• Transmission sécurisée des secrets — toute clé API ou mot de passe est transmis par canal chiffré, jamais par courriel ou messagerie en clair.
• Garde-fous contre l'injection — filtrage des prompts entrants dans le contenu courriel, isolation des outils, validation de structure sur les réponses des modèles.
• Surveillance continue Rooftop — alerte Telegram si la session navigateur se déconnecte ou détecte une anomalie.
• Cloisonnement par syndicat — chaque sous-agent ne voit que les données du syndicat qu'il traite. Pas de fuite latérale possible.
• Hébergement — VPS situé aux États-Unis (région par défaut Hostinger, faute de région canadienne disponible). Aucune donnée n'est partagée avec des tiers ; seul l'agent Hermes y accède pour produire les brouillons.

17Gouvernance du projet

• Rencontre de revue à la fin de chaque jalon (M1, M2, M3) — démonstration, validation, ajustements avant passage au suivant. Dates dans la section 9.
• Point de synchronisation hebdomadaire entre Josh et Mathieu durant la phase de développement.
• Suivi des tâches en lecture — Mathieu a accès en lecture au tableau de tickets pour suivre l'avancement en transparence.
• Canal Telegram dédié entre Mathieu et l'agent dès M2 — devient aussi le canal de support direct OneNine.

Hypothèses et dépendances

• Rooftop conserve son interface navigateur actuelle ; tout changement majeur de leur UI peut nécessiter une mise à jour de l'adaptateur
• Le gabarit Dropbox uniforme par syndicat est maintenu par Mathieu ; toute dérive structurelle dégrade la fiabilité de récupération
• Les déclarations de copropriété sont disponibles en format lisible (PDF avec OCR si nécessaire) dans Dropbox
• Disponibilité de Mathieu pour les itérations rapides durant le mode observation (M2)